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EDV in den Verwaltungen

Der Datensalat wird den Gemeinden Reichertsheim, Maitenbeth, Isen und St. Wolfgang zu viel

Bürgermeister Thomas Stark beim Router im Rathauskeller, der Schnittstelle ins Internet.
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Bürgermeister Thomas Stark beim Router im Rathauskeller, der Schnittstelle ins Internet.
  • VonKarlheinz Günster
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Die Betreuung von Computern und deren Programme auch in Gemeindeverwaltungen wird aufwendiger. Dazu kommen DSGVO und Dokumentation – ein riesiger Datensalat in den Rathäusern kleiner Gemeinden. Wie sich beispielsweise Reichertsheim, Maitenbeth, Isen und St. Wolfgang da behelfen, lesen Sie hier.

Reichertsheim/Maitenbeth/St. Wolfgang/Isen – Die Betreuung von Computern und deren Programme auch in Gemeindeverwaltungen wird aufwendiger.

Datenschutz und Dokumentation spielen eine immer größere Rolle, hinzu kommt, dass der Umfang der Funktionen ebenfalls zunimmt, etwa bei Dienstleistungen übers Internet oder für das Arbeiten von Zuhause aus.

Mit zehn bis 20 Arbeitsplätzen lohnt sich in der Regel eine eigene Fachkraft für die EDV nicht. Eine mögliche Lösung ist das Auslagern von Daten und Rechenleistung.

Im Grunde ist diese Art der Arbeitsteilung in der digitalen Welt nicht neu. Vor Jahrzehnten waren Großcomputer üblich, die mit mehreren Bildschirmen und Tastaturen über eine Telefonleitung hinweg verbunden waren. Erst der Personal-Computer hat mit seiner eigenen Rechenleistung Programme vor Ort ermöglicht, die aber zu pflegen sind. Wir haben uns in drei Gemeinden umgehört, wie sie die Herausforderung meistern.

Auslagern extrem: Aktuelle Internetseiten auf einem 24 Jahre alten LeBook von Highscreen, der damaligen Hausmarke von Vobis. Die Programme selbst laufen entfernt auf einem aktuellen Computer, die Ausgabe des Bildes und die Weitergabe der Eingabe schafft das Notebook noch gut.

Reichertsheim: EDV ausgelagert in ein Rechenzentrum

Der Aufwand zur Pflege der EDV stünde in keinem Verhältnis zur Größe bei zehn Arbeitsplätzen, erklärte der frühere Reichertsheimer Geschäftsleiter Daniel Richter, der vor einem Jahr die Umstellung als Auslagerung der Daten und Programme in ein Rechenzentrum mit vorangebracht hat.

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So habe die Kommune mehrmals im Haus in gute Technik investiert und dann sehen müssen, dass diese doch nicht so langlebig war, wie gedacht, der Fortschritt war schneller und die Anforderungen stiegen.

Laufend verschärfen sich zudem Anforderungen zum Datenschutz und zur Sicherheit; das sei nicht mehr von eigenen Mitarbeitern zu leisten gewesen, schildert Richter.

Mit dem Bau des neuen Rathauses und dem Umzug in diesem Frühjahr stellte sich die Frage neu, denn die Technik sei aufwendig unterzubringen und zu schützen. All diese Sorgen sei man nun los. Denn es würden Arbeitsplatzrechner genügen, die sich mit dem Internet verbinden könnten, dazu seien auch ältere Modelle fähig.

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Die Anwendungen an sich laufen im Rechenzentrum, um das sich dessen Betreiber kümmert. Der installiere und aktualisiere diese Anwendungen zentral, das sei einfacher, aber natürlich auch weniger flexibel, erklärt Richter. Die Mitarbeiter merken nach seinen Angaben oft gar nicht, ob sich der gerade geschriebene Brief im Rechenzentrum befindet, denn der eigene Drucker im Büro ist ebenfalls damit verbunden und bringt ihn zu Papier.

Das Wissen dazu sei aber auch gar nicht erforderlich. Hinzu komme der von nun an stets aktuelle Virenschutz, den der Einsatz des Windows-Betriebssystems mit sich bringe.

Billiger sei es nicht, weiß Richter, aber man sei die ständigen Aktualisierungen los. Hinzu komme der Vorteil, dass jeder auch von Zuhause aus zugreifen könne. Das sei, ist der Geschäftsleiter überzeugt, die Zukunft.

Maitenbeth: Eine Fachkraft vor Ort wäre besser

Auch das Rathaus in Maitenbeth hat Programme und Daten ausgelagert. Bürgermeister Thomas Stark hat das bei seinem Dienstantritt vor einem Jahr übernommen und mit umgesetzt.

Die Einhaltung der Sicherheit und des Datenschutzes, sowie die notwendigen Aktualisierungen der Anwendungen werde immer schwieriger und aufwendiger, doch eine Fachkraft, die sich damit befasse, könne man sich nicht leisten, so groß sei die Gemeinde nicht, erklärt er. Da lag es für den vorigen Gemeinderat nahe, das auszulagern. Dabei habe die Umstellung „einiges an Nerven gekostet, doch mittlerweile läuft es“.

Auch in anderen Gemeinden sei das ein Thema, weiß er, denn immer wieder rufen ihn Bürgermeisterkollegen an, die sich nach den Erfahrungen von Maitenbeth erkundigen. Sicher sei nun einiges einfacher, aber Geld spare die Gemeinde damit nicht. In Haushaltsberatungen wurde deutlich, dass die Kosten höher waren als angenommen, so Stark. Denn Aktualisierungen eines Programms auf dem zentralen Terminalserver erfordern beim Betriebssystem Windows einen Neustart und somit einen Eingriff des Technikers im Rechenzentrum, berichtet er.

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Würde die Gemeinde die Auslagerung noch einmal tun? Stark könnte sich eher eine Fachkraft vorstellen, die für mehrere Gemeinden vergleichbarer Größe tätig ist und damit auch deren Interessen vertritt. Kosten seien schwer zu beziffern, für dieses Jahr verfüge man über einen Etat von 67.000 Euro. Denn die Aufgaben der Gemeinden nähmen beständig zu und damit auch der finanzielle Aufwand, das betreffe das elektronische Rathaus und nun auch die Möglichkeit für die Mitarbeiter, daheim zu arbeiten. Der Betrieb laufe bezogen auf die Internetanbindung des Rathauses mit 300.000 Bit in der Sekunde gut, Glasfaser sei in Planung.

St. Wolfgang: Zwei EDV-ler für drei Gemeinden

Andere Erfahrungen hat Bürgermeister Ullrich Gaigl aus St. Wolfgang. „Schon länger“ habe man sich angesichts der steigenden Kosten im EDV-Bereich umgeschaut. Hinzu komme das digitale Rathaus, gemeinsame Sitzungen der Gremien über das Internet, Homeoffice – und es höre bei einem Kartenleser für Gebührenzahlungen und der Verwaltung der Schule nicht auf. Für unterschiedliche Aufgaben habe St. Wolfgang bisher verschiedene Firmen mit dem Ergebnis beauftragt, was zuweilen dazu führte, dass bei einer Fehlfunktion es der eine auf den anderen schob. „Aber was hilft uns das, wenn alles steht?“, dachte sich der Bürgermeister.

Besser sei es schon, wenn sich jemand von der Gemeinde darum kümmere, denn der vertrete die eigenen Interessen, fasst Gaigl zusammen. Doch für eine EDV-Fachkraft gebe es bei 15 Arbeitsplätzen nicht genug Arbeit, und finanziell leisten könne man sich das auch nicht.

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Also tat man sich mit den Gemeinden Isen und Forstern zusammen und stellte zwei EDV-Kräfte ein, die sich gegenseitig vertreten. Seit gut einem Jahr „läuft das sehr gut, ich bin mehr als zufrieden, es ist immer jemand da“, freut er sich.

Und: „Das würde ich sofort wieder machen.“ Zwar seien die Kosten aufgrund der steigenden Anforderungen mit Vorsicht zu genießen, doch man habe den Ansatz für die Betreuung im laufenden Verwaltungshaushalt schon mal von 80.000 Euro auf 30.000 Euro reduzieren können.

Christoph Richter von der Schaltzentrale in Rott.

Unternehmen Schaltzentrale:

Das Unternehmen „Schaltzentrale“ in Rott unterstützt Unternehmen und Gemeinden bei der Digitalisierung mit Hard- und Software und bietet Cloud-Lösungen an. Daten und die dazu passenden Anwendungen liegen dabei im Rechenzentrum. Das biete entscheidende Vorteile, denn Mitarbeiter, erklärt Christoph Richter von der Schaltzentrale, könnten mit dieser Technologie problemlos von Zuhause aus arbeiten. Das habe nicht nur in Zeiten der Corona-Maßnahmen große Vorteile. Im Altlandkreis Wasserburg betreut die Schaltzentrale aktuell vier Gemeinden. Die Nutzung eines Rechenzentrums biete sich an, sobald sich keine eigene IT-Abteilung mit den Computern befassen könne, erklärte Richter. Je nach Anforderungen sei eine Internet-Anbindung von mindestens 50 Megabit in der Sekunde ausreichend.

Auf welche Hindernisse treffen er und seine Mitarbeiter? „Dass es keine Dokumentation gibt, denn das wird gerne vernachlässigt.“ Aber auch das sei kein Problem, sobald wenigstens eine verbindliche Liste mit Passwörtern vorlege. Ist diese Hürde genommen, würden die Kunden eine hohe Verfügbarkeit ihrer Programme und Daten mit Betreuung und Datensicherheit in einem bayerischen Rechenzentrum erhalten, und dazu eine ausreichende Dokumentation, so Richter. Von einer Kostenersparnis mag der Fachmann nicht sprechen, denn die Entwicklung der Computer vollziehe sich so schnell, dass künftige Anforderungen an die Technik nicht absehbar seien.kg

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